Aantekeningen horen bij een patiënt en zijn daarom wel onderdeel van het Patiëntendossier, maar niet van het Medisch dossier. Het zijn ‘werkaantekeningen’ van de zorgverlener en daarmee juridisch ook zijn eigendom en niet van de patiënt. Op juridische gronden zijn de aantekeningen alleen door de invoerder zelf in te zien, te wijzigen en te verwijderen. Hierdoor is de functionaliteit beperkt: de aantekeningen kunnen niet gedeeld worden met andere medewerkers in de praktijk.

Bij het versturen van het Medisch dossier van een patiënt naar een volgende huisarts gaan de aantekeningen niet mee. Bij het overlijden van de patiënt, of het vertrek van de zorgverlener uit de praktijk (door bijvoorbeeld pensioen) vervallen de persoonlijke aantekeningen.

Een persoonlijke aantekening bevat een werkaantekening van de zorgverlener. Een persoonlijke aantekening kan niet gedeeld worden met andere medewerkers in de praktijk. Het behoort dan ook niet tot het Medische Dossier.