Uit gesprekken met de patiënt komt naar voren met welke personen rondom de patiënt de zorgverlener contact op kan nemen tijdens de zorgverlening. De betrokkenheid van deze contactpersonen kan verschillende vormen hebben. Bij een oudere patiënt kunnen buren optreden als mantelzorger, een dochter kan optreden als vertegenwoordiger, een buurvrouw doet altijd de deur open als er visite voor de patiënt is.

De huisarts en patiënt voeren het gesprek over patiëntvertegenwoordiging op het moment dat een patiënt nog wilsbekwaam is. De relevante contactpersonen en afspraken rondom mogelijke vertegenwoordiging worden vastgelegd in het dossier.

Indien een meerderjarige patiënt wilsonbekwaam is stelt de rechter een verantwoordelijke voor persoonlijke zaken aan. Dit is de curator of de mentor. Minderjarigen worden vertegenwoordigd door hun ouders. Als er geen ouder is die het ouderlijk gezag heeft, stelt de rechter een voogd aan. Een patiënt kan ook zelf iemand aanwijzen als vertegenwoordiger voor persoonlijke zaken door een volmacht. In deze gevallen is het voor de zorgverlener duidelijk met wie de zorgverlener overlegt wanneer de patiënt wilsonbekwaam is.

Als een patiënt wilsonbekwaam is en er belangrijke beslissingen genomen moeten worden over de behandeling zonder dat er eerder afspraken zijn gemaakt over vertegenwoordiging, zal de huisarts moeten uitzoeken wie op dat moment de meest aangewezen vertegenwoordiger is. Daarvoor zal hij kijken welke personen rondom de patiënt in aanmerking komen voor deze rol. Daarvoor is het van belang om te weten welke relatie de contactpersoon heeft tot de patiënt. 

De rol van een contactpersoon kan in de loop van de tijd veranderen. Een dochter die aanvankelijk af en toe meegaat bij ziekenhuisbezoek, kan in de loop der tijd mantelzorger worden en daarnaast uiteindelijk ook de functie van wettelijk vertegenwoordiger krijgen. Dat kan op voorhand zo zijn afgesproken, maar kan ook pas in de loop der tijd duidelijk worden.

Het is praktisch als de huisarts beschikt over de contactgegevens van al dit soort contactpersonen zodat hij desgewenst contact met hen kan opnemen. Hij neemt bijvoorbeeld contact op met de buurvrouw als hij een visite gaat afleggen en binnen gelaten wil worden. Hij neemt contact op met de mantelzorger als een bejaarde patiënt plots ernstig ziek wordt. Hij neemt contact op met de patiëntvertegenwoordiger op het moment dat er snel beslissingen genomen moeten worden over de behandeling bij een niet aanspreekbare patiënt.