Dossierdeel Correspondentie

Voor de laatste stap in de inkomende postverwerking, staat er een concept-inkomende brief klaar om te verwerken in het medisch dossier van de patiënt. De briefinhoud zelf is als document opgenomen in de concept-inkomende-brief. Wanneer de inkomende post ook bijlagen bevat, dan zijn dit aanvullende documenten bij de concept-inkomende-brief. De praktijkmedewerker voert een samenvatting in. De ontvangstdatum en de discipline (specialisme van de afzender) wordt overgenomen uit het bericht of kan nog worden ingevuld. Ook het soort correspondentie (categorie) wordt zo vaak mogelijk afgeleid uit de ingekomen post (bijvoorbeeld op basis van de informatiestandaard die voor een brief is gebruikt) of kan nog worden ingevuld. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van NHG-tabel 69 Soort correspondentie. De medisch medewerker slaat de brief definitief op als inkomende brief.

Wanneer een inkomende brief te maken heeft met een verwijzing, koppelt de medisch medewerker de brief aan het verwijstraject.

Een praktijkassistente of -ondersteuner stelt van tevoren alvast een concept-uitgaande-brief op. Een concept-uitgaande-brief kan worden opgeslagen, veranderd of verwijderd. Een medisch medewerker beoordeelt de concept-uitgaande-brief, past hem zo nodig aan en slaat hem op als ‘definitieve brief’. Afhankelijk van de praktijkafspraken kan de praktijkassistente of -ondersteuner ook zelf brieven opslaan en versturen. Daarvoor dient de systeembeheerder hun autorisatieniveau aan te passen.

De praktijkmedewerker kan een uitgaande brief opstellen met behulp van een sjabloon, bijvoorbeeld een sjabloon voor een verwijsbrief, of voor een probleem-georiënteerde laboratoriumaanvraag. Waar mogelijk zijn deze sjablonen opgesteld op basis van bestaande uitwisselingsstandaarden, zoals de NHG-Richtlijn Informatie-uitwisseling tussen huisarts en specialist bij verwijzingen (HASP). De sjablonen worden beheerd door de systeembeheerder. Het systeem zet automatisch de relevante patiëntinformatie uit het Patiëntendossier op de juiste plaatsen in het sjabloon. De gebruiker kan deze automatische vulling uiteraard nog aanvullen of wijzigen.

De opgestelde tekst vormt de inhoud van de brief, die als document wordt opgeslagen. Wanneer er bij de brief nog andere bijlagen nodig zijn (bijvoorbeeld een foto van een plekje op de huid) dan worden deze ook als document vastgelegd bij de brief.

Voor de adressering wordt gebruikgemaakt van een module, de relatiebeheermodule. Daaruit is vaak af te leiden om welke discipline het gaat uit de NHG-Tabel Soort Derden (tabel 12). Wanneer de huisarts gebruik gemaakt heeft van een sjabloon voor een bepaalde informatie-richtlijn, dan is vaak automatisch af te leiden om welk soort correspondentie (categorie) het gaat. Anders kan de huisarts dit zelf aangeven. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van NHG-tabel 69 Soort correspondentie.

Wanneer een patiënt verwezen is en de medisch medewerker tussentijds middels een brief degene informeert, waarnaar verwezen is, voegt hij de brief toe aan een verwijstraject zodat duidelijk is met welke verwijzing de brief te maken heeft.