publieksversie 2022
Het dossierdeel Correspondentie bevat de functionaliteit voor het vastleggen en naslaan van inkomende en uitgaande brieven. In dit dossierdeel kunnen ook concepten (concept-brieven) worden aangemaakt.
Bij het openen van het dossierdeel Correspondentie wordt een overzicht getoond van alle brieven, en een overzicht van de klaarliggende inkomende en uitgaande concept-brieven. Onder brieven vallen niet alleen traditionele brieven, zoals een verwijsbrief, maar ook andere soortige correspondentie zoals een onderzoeksaanvraag of een ontvangen consultatieverslag. In het overzicht is herkenbaar of het gaat om een inkomende of uitgaande (concept)brief, bij welke episode deze hoort, de datum van de brief, van of voor welke discipline deze bestemd is, wat voor soort correspondentie het betreft en of een brief deel uitmaakt van een verwijstraject. Het is mogelijk om op deze kenmerken te filteren. De klaarliggende inkomende en uitgaande concepten zijn te verwerken tot definitieve brieven.
Beheerde Medische Gegevens:
Inkomende brief
Een concept-inkomende-brief bevat informatie van derden. Daarom mag de briefinhoud niet worden veranderd of aangepast. Wel mag een medisch medewerker een samenvatting (bijvoorbeeld de conclusie van de brief) maken en deze opslaan naast of zonder de binnengekomen brief. Als een medisch medewerker een concept-inkomende-brief definitief opslaat, is het vanaf dat moment een ‘inkomende brief’.
Voor de laatste stap in de inkomende postverwerking, staat er een concept-inkomende brief klaar om te verwerken in het medisch dossier van de patiënt. De briefinhoud zelf is als document opgenomen in de concept-inkomende-brief. Wanneer de inkomende post ook bijlagen bevat, dan zijn dit aanvullende documenten bij de concept-inkomende-brief. De praktijkmedewerker voert een samenvatting in. De ontvangstdatum en de discipline (specialisme van de afzender) wordt overgenomen uit het bericht of kan nog worden ingevuld. Ook het soort correspondentie (categorie) wordt zo vaak mogelijk afgeleid uit de ingekomen post (bijvoorbeeld op basis van de informatiestandaard die voor een brief is gebruikt) of kan nog worden ingevuld. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van NHG-tabel 69 Soort correspondentie. De medisch medewerker slaat de brief definitief op als inkomende brief.
Wanneer een inkomende brief te maken heeft met een verwijzing, koppelt de medisch medewerker de brief aan het verwijstraject.
Uitgaande brief
Een uitgaande brief bevat de inhoud (daadwerkelijke tekst), de geadresseerde en aanvullende kenmerken zoals de categorie en verzendwijze.
Een praktijkassistente of -ondersteuner stelt van tevoren alvast een concept-uitgaande-brief op. Een concept-uitgaande-brief kan worden opgeslagen, veranderd of verwijderd. Een medisch medewerker beoordeelt de concept-uitgaande-brief, past hem zo nodig aan en slaat hem op als ‘definitieve brief’. Afhankelijk van de praktijkafspraken kan de praktijkassistente of -ondersteuner ook zelf brieven opslaan en versturen. Daarvoor dient de systeembeheerder hun autorisatieniveau aan te passen.
De praktijkmedewerker kan een uitgaande brief opstellen met behulp van een sjabloon, bijvoorbeeld een sjabloon voor een verwijsbrief, of voor een probleem-georiënteerde laboratoriumaanvraag. Waar mogelijk zijn deze sjablonen opgesteld op basis van bestaande uitwisselingsstandaarden, zoals de NHG-Richtlijn Informatie-uitwisseling tussen huisarts en specialist bij verwijzingen (HASP). De sjablonen worden beheerd door de systeembeheerder. Het systeem zet automatisch de relevante patiëntinformatie uit het Patiëntendossier op de juiste plaatsen in het sjabloon. De gebruiker kan deze automatische vulling uiteraard nog aanvullen of wijzigen.
De opgestelde tekst vormt de inhoud van de brief, die als document wordt opgeslagen. Wanneer er bij de brief nog andere bijlagen nodig zijn (bijvoorbeeld een foto van een plekje op de huid) dan worden deze ook als document vastgelegd bij de brief.
Voor de adressering wordt gebruikgemaakt van een module, de relatiebeheermodule. Daaruit is vaak af te leiden om welke discipline het gaat uit de NHG-Tabel Soort Derden (tabel 12). Wanneer de huisarts gebruik gemaakt heeft van een sjabloon voor een bepaalde informatie-richtlijn, dan is vaak automatisch af te leiden om welk soort correspondentie (categorie) het gaat. Anders kan de huisarts dit zelf aangeven. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van NHG-tabel 69 Soort correspondentie.
Wanneer een patiënt verwezen is en de medisch medewerker tussentijds middels een brief degene informeert, waarnaar verwezen is, voegt hij de brief toe aan een verwijstraject zodat duidelijk is met welke verwijzing de brief te maken heeft.
printvriendelijkUse ctrl + p to print the page