Alleen digitale berichten kunnen in het HIS worden verwerkt. Daarom wordt in module Communicatie een inkomende communicatiebericht verwerkt tot een patiëntbericht_in, een structuur waarmee het HIS overweg kan.

Het patiëntbericht_in wordt vervolgens gematched met een patiënt in praktijkdossierdeel Berichten en daar vertaald naar concept-items voor in het medisch dossier van een patiënt.

Een brief die op papier of als faxbericht binnenkomt, moet eerst geschikt worden gemaakt voor opslag in het systeem. Dit doet een praktijkmedewerker door de brief te scannen of de samenvatting in te typen en vervolgens op te slaan als concept-inkomende-brief met de ingescande brief als document erbij.

In het medisch dossier beoordeelt en verwerkt de huisarts de concept-items en slaat deze definitief op. Vanaf dan is het onderdeel van het medisch dossier van een patiënt.

Waarneemretourbericht

Een waarneemretourbericht is op te vatten als een bijzonder inkomend bericht. Het bevat medische gegevens van een externe zorgverlener, die ook huisarts is. Het waarneemretourbericht wordt integraal omgezet in een concept-deelcontactverslag. Als het bericht van de waarnemend huisarts gestructureerde medische gegevens bevat, zoals uitslagen of medicatie-afspraken, dan kunnen deze worden verwerkt als concept-items en verder als zodanig worden behandeld.

Overdrachtsdossier

Het overdrachtsdossier - de medische gegevens afkomstig van de vorige huisarts van de patiënt - is te beschouwen als bijzondere inkomende post. Het overdrachtdossier als geheel wordt opgeslagen als document in een inkomende brief bij Correspondentie in het dossier. Een medisch medewerker kan uit het overdrachtdossier een nieuw actueel dossier opbouwen. Zie ook de NHG-Richtlijn Informatieverstrekking tussen huisartsen bij overdracht van de behandelrelatie.