Bij het vastleggen van een Betrokken praktijkmedewerker kan de invoerder gebruik maken van gegevens zoals deze zijn vastgelegd in het Praktijkdossierdeel Medewerkeradministratie. Daarin kan de naam en functie opgezocht worden en overgenomen in het medische gegeven Betrokken praktijkmedewerker in het dossier van de patiënt. De contactgegevens van deze Betrokken praktijkmedewerker zijn default de contactgegevens van de huisartsenpraktijk. Deze kunnen eventueel aangepast of aangevuld worden (b.v. door e-mailadres waarop de medewerker rechtstreeks bereikbaar is, op te nemen).

Ook de presentatierol wordt overgenomen uit de medewerkersadministratie. De presentatierol beschrijft op patiëntvriendelijke wijze de functie van de medewerker.

De invoerder kan in tekst een toelichting geven, zoals de rol van de medewerker in de huidige zorg (bijvoorbeeld 'eerste aanspreekpunt') of de dagen waarop de Betrokken praktijkmedewerker beschikbaar is.

Wanneer een praktijkmedewerker geen rol meer speelt bij de zorg voor de patiënt, wordt de betrokkenheid van deze praktijkmedewerker beëindigd. Het medische gegeven Betrokken praktijkmedewerker wordt dan afgesloten. Daarbij kan de reden voor afsluiten worden aangegeven. De contactgegevens van de Betrokken praktijkmedewerker worden verwijderd uit het dossier van de patiënt, omdat ze niet meer relevant zijn wanneer deze geen rol meer speelt in de zorg voor de patiënt.