Bij het vastleggen van een Externe zorgverlener kan de medewerker gebruik maken van de Module Relatiebeheer. Daarin kunnen de gegevens opgezocht worden en overgenomen in het gegeven Externe zorgverlener in het dossier van de patiënt.

De medewerker legt bij een Externe zorgverlener de naam vast en bij welke zorgorganisatie de zorgverlener werkzaam is. Het is ook mogelijk alleen aan te geven welke zorgorganisatie is betrokken, zonder de naam van een zorgverlener te specificeren.

Daarnaast kan de medewerker adresgegevens en contactgegevens zoals het telefoonnummer en mailadres van deze zorgverlener of zorgorganisatie registreren.  

Ook is het mogelijk aan te geven binnen welke discipline de externe zorgverlener werkzaam is. Daarvoor wordt gebruik gemaakt van NHG-Tabel 12 Soort derde.

De invoerder kan in tekst een presentatierol invoeren. De presentatierol beschrijft op patiëntvriendelijke wijze de functie van de zorgverlener, bijvoorbeeld 'psychiater, polikliniek'.

Naast de presentatierol kan de medewerker een toelichting in vrije tekst geven bij de Externe zorgverlener, zoals de rol van de zorgverlener in de huidige zorg (bijvoorbeeld 'psychiatrie aanspreekpunt' wanneer van een specialisme meerdere zorgverleners betrokken zijn) of bijvoorbeeld de dagen waarop de zorgverlener bereikbaar is.

Wanneer een betrokken zorgverlener van buiten de praktijk geen rol meer speelt bij de zorg voor de patiënt, wordt het gegeven Externe zorgverlener afgesloten. Daarbij kan de reden voor afsluiten worden aangegeven. De contactgegevens (adres, telefoonnummers, e-mailadres) van de Externe zorgverlener worden verwijderd, omdat ze niet meer relevant zijn voor de zorg. In het kader van de wet persoonsgegevens mogen ze dan niet langer beschikbaar zijn in het dossier van de patiënt.